La méthode GTD

En tant que Product Manager on est en relation avec de nombreuses personnes et on doit gérer beaucoup d'informations. Pour rester zen, la méthode Getting Things Done - GTD - peut s'avérer très utile.

Avant tout, il ne faut pas avoir en tête d'augmenter sa productivité mais plutôt d'avoir les choses sous contrôle. La productivité est un effet induit mais je pense qu'il faut voir à long terme et se créer des mécanismes pour tenir la route : même si on parle beaucoup de sprint, le métier s'apparente plutôt à un marathon !

Pour illustrer cela j'aime le concept du "mind like water" :

Quand une nouvelle demande arrive, notre esprit doit l'incorporer et redevenir calme comme une eau plate.

La méthode GTD consiste en 5 étapes que chacun doit interpréter pour créer son propre système.

La méthode originale est détaillée dans ce livre :

La première édition du livre date de 2001 mais la méthode reste tout à fait applicable aux fonctionnements actuels. 

Il y a aussi un site officiel suffisant pour une première lecture : https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/

Dans cet article je vais présenter mon usage de cette méthode et des exemples d'outils.

1ère étape : Capture

Les informations et les choses à faire arrivent de tous les côtés : email, slack, notes de réunion, à l'oral, une idée qu'on a en marchant dans la rue, etc...

Pour être zen GTD recommande d'avoir 1 seul endroit central pour rassembler toutes les "choses" : c'est votre inbox.

Personellement je rassemble tout dans mes emails car c'est là que se trouvent déjà la majorité des demandes.
Cela implique souvent de s'envoyer des emails à soi-même.
Pour mémoriser un message Slack, il existe des astuces pour s'envoyer un email à chaque message mis en favoris.

J'ai souvent vu des personnes utiliser Todoist pour mémoriser des choses rapidement, leur application lourde étant disponible d'un simple raccourci clavier.

2ème étape : Clarify

Maintenant que toutes les "choses" sont dans un seul et même endroit il faut faire du ménage régulièrement, sinon votre inbox deviendra inutilisable.

Vous avez peut-être entendu parlé du concept d'Inbox Zero qui consiste à avoir régulièrement une boite email vide. Si ce n'est pas votre cas, je vous recommande de prendre une demi-journée pour trier tous vos emails selon la méthode ci-dessous. Vous verrez : cela fait beaucoup de bien !

La méthode pour trier son inbox est expliquée à travers ce schéma que je reformule un peu après.

Voici les étapes :

• Ouvrez votre boite email (ou votre inbox)
• Commencez par l'email le plus ancien
• S'il ne nécessite pas d'action, archivez-le ou supprimez-le
• Si l'action concerne quelqu'un d'autre : transférez
• Si l'action prend moins de 5 minutes, faites-la. C'est la partie compliquée : il faut savoir estimer le temps que va prendre l'action. Cela nécessite de l'entraînement et on a souvent des surprises mais dans l'ensemble avec le temps on y arrive bien.
• Si l'action prend plus de 5 minutes, notez la ailleurs :
  • si elle est liée à une date : dans votre agenda
  • si elle est liée à un projet : dans votre liste des prochaines actions (on en reparle plus bas)
• Passez à l'email suivant
• Quand tous les emails sont traités, félicitez vous :)

Après ces étapes votre boite email doit être vide :

Inbox Zero

Je recommande de faire ce tri le matin en arrivant et idéalement avant de partir le soir.
Il y a vraiment un gros gain de temps et de tranquilité d'esprit à traiter ses emails une seule fois plutôt que de revenir tout le temps dessus.

Pour noter la liste des prochaines actions, j'utilise Trello. C'est idéal pour noter rapidement quelque chose et l'affiner par la suite grâce à la description, aux checklists, aux pièces attachées...

Astuce : essayez de noter dans la liste la prochaine petite action, le prochain pas. Par exemple au lieu de noter "Voiture en panne" notez "Appeler le garagiste" ou mieux "Appeler le garagiste xx". Cela vous permettra d'être plus efficace quand vous consulterez votre liste d'actions.

3ème étape : Organize

Une fois que vous avez traité votre inbox, vous ouvrez votre liste d'actions et vous l'organisez.

Personellement je découpe un tableau Trello en 3 colonnes :

• Todo : toutes les actions à réaliser, issues de l'inbox
• Todo this week : uniquement les actions à réaliser cette semaine. Je remplis cette liste le lundi et j'essaie de ne plus y toucher, comme le contenu d'un sprint.
• Done this week

Exemple de découpage d'un tableau Trello pour ses tâches 

Je découpe les actions de manière à pouvoir en réaliser plusieurs dans la journée, par exemple 4 ou 5.
Si ce n'est pas possible, j'utilise des checklists pour avoir le sentiment d'avancer.

Exemple de checklist Trello au sein d'une carte

J'utilise les étiquettes Trello pour labelliser chaque tâche :

Utilisation des étiquettes Trello avec ses objectifs

Je recommande d'utiliser vos objectifs du moment comme étiquettes.
Ainsi, vous êtes sûr(e) que chaque tâche répond bien à l'un de vos objectifs.

L'étiquette "Autre" permet un peu de flexibilité mais je recommande de n'avoir que 10% des tâches de la semaine avec cette étiquette.

Petite astuce Trello : vous pouvez faire une référence à une carte, même si elle est dans un autre tableau, simplement en la joignant au tableau (ou en faisant un copier-coller du lien) :

Astuce : on peut joindre une carte Trello à une autre

4ème étape : Reflect

L'idée est de passer régulièrement en revue votre système pour s'assurer qu'il fonctionne. 

Personnellement chaque lundi matin :

• je passe en revue ce que j'ai réalisé la semaine précédente puis j'archive la liste
• je crée une nouvelle liste des tâches prévues pour la semaine
• je choisis les tâches de la semaine en fonction de l'avancée de chaque objectif

5ème étape : Engage

C'est la partie vraiment opérationnelle : on prend la prochaine action et on la réalise.

Quelques astuces :

• se planifier du temps sans réunion le matin (si nécessaire, bloquer des créneaux dans l'agenda)
• découper chaque tâche en sous-tâches faisables en moins d'une heure. Ainsi même en étant interrompu, on peut facilement reprendre la suite
• ne pas regarder ses emails trop souvent

Et vous, utilisez-vous GTD ou une autre méthode ? Quels sont vos outils favoris ?